2016年4月9日下午，商会第二届理事会第一次常务理事会议在陈彦文会长公司（广州高科通信技术股份有限公司）召开。参加会议的有：会长刘武、执行会长陈彦文，驻会名誉会长陈永生，常务副会长刘祥桐、蔡光辉、刘佳旭、许伟平、林广强、杜克宏，副会长丁春壮、邱建伟、陈捷彬、陈受丰，秘书长陈先德，常务理事蓝韩忠、陈兆明、林沛先、叶建丹、陈杰、陈芳涛、林清华、林命侠、黄彦挺、徐翾、肖珩，理事许建文、许海桐、许镇杰、李鸿、张金财、陈昱兴，监事林秀芝。列席会议的有：法专委黄丹纯，医专委朱桂芳、郑睦锐，金专委余妙玲、李少辉，秘书处常务副秘书长陈玉鹏、徐丹，共39人。会议主要议题：总结商会第二届会员代表大会和第二届理事会就职典礼大会情况；研究商会会长会议和常务理事会议制度。现将讨论研究的有关问题纪要如下：
一、关于商会第二届会员代表大会和第二届理事会就职典礼大会的总结
由驻会名誉会长陈永生代表商会理事会，对商会第二届会员代表大会和第二届理事会就职典礼大会进行了总结。总的看，两次会议都比较成功，效果比较好。总结既归纳了取得的成绩，也找到存在的问题，大家没有表示异议（总结---见附件一）。
二、关于进一步完善会长办公会议和常务理事会议制度
根据三年来的实践，秘书处对原有的会议制度进行了修改完善。与会人员通过讨论研究，同意以下三项提议：
一是每季度召开一次常务理事会议。时间定在每季度的第一个月的第二个星期六。为节省开会的次数和时间，会长办公会和常务理事会议，可以分别召开，也可以合并进行，视会议的内容而定。
二是会议内容。一般包括：秘书长通报近期工作情况；工作中需要研究、决策的重要事项；按照本会章程应属理事会或常务理事会职权的事项中，因有客观时限而必须决定的事项。
三是决策和执行机制。商会需研究决策的重要事务，由常务理事会会议根据提案进行投票表决，若赞成票超过三分之二的，即为有效，否则该提案有必要时可在下一次会议表决。每次常务理事会议，可接受3-4个提案，秘书处根据会议纪要制定工作方案或计划，并组织实施。
三、关于建立常务理事会会议提案议事机制
与会人员就如何加强商会的建设，更好服务会员，推动商会全面发展纷纷发表意见。
刘武会长强调，建立常务理事会议提案议事机制，是加强商会建设的好主意。商会除了抓好日常工作外，更重要的是要把握好商机、整合资源，为会员提供发展机会。商会要办好，必须是一个拓展型、进取型的商会，具有造血功能。那么，秘书处的建设十分重要，对秘书处的投入应当看成为投资，让秘书处具备经营商会的能力。商会能够引导和促进商务合作，朝着良性的方向发展，就能让会员感到商会有价值，确实有帮助，这样才会提高凝聚力。如何推进经营型的商会发展，当前要深入了解会员的诉求和资源信息，然后提出具有共性的共建项目。通过搭建投资平台，让有实力的会员企业带动微小企业共同发展。
常务副会长杜克宏、常务理事陈兆明，分别就商会的定位和加强建设发表了意见。常务理事林命侠、理事许海桐就各专业委员会如何服务会员，如何建立与会员的沟通渠道，加强与会员的对接，提出了相应的建议。
法专委副主任（秘书长）黄丹纯，医专委主任朱桂芳、副主任郑睦锐，金专委主任余妙玲、副主任李少辉，分别介绍了各专业委员会的职能，今年拟开展的主要工作，以及如何为商会会员服务的措施。
陈彦文会长对大家的意见做了归纳，提出了本次会议的4项提案。并通过无记名投票方式对商会2016年第二季度重要工作提案做出了如下表决：
1、27票通过“关于商会重要事务由提案制度进行决定的提议”。
2、27票通过“重新定位商会秘书处职责，促成商会造血功能，增创商会效益的提议”。
3、27票通过“关于加强与专业委员会的交流对接，促进专业委员会服务于商会会员的提议”。
4、26票通过“成立东莞广东省澄海商会分会的提议”。
四、关于审议申请新入会会员单位
经秘书长陈先德、名誉会长陈永生推荐，广东凯迪威文化股份有限公司董事长（法人代表）陈绍文，广州洛克韦陀安防科技有限公司董事长（法人代表）杜周光，申请入会，并担任副会长。
澄海商会秘书处
二〇一六年四月十二日
附件一：
广东省澄海商会第二届会员代表大会
及第二届理事会就职典礼大会工作总结
2016年3月12日和27日，我会先后在香格里拉酒店召开了“广东省澄海商会第二届会员代表大会”、“广东省澄海商会第二届理事会就职典礼暨庆祝晚会”。在商会各位会长、理事会各位成员的积极努力下，在全体会员的大力支持下，较好地完成了商会理事会换届和庆典的各项工作。一是抓住重点，做好主要工作。换届工作，关键在于构建商会理事会的执行机构。自2015年11月7日至1月22日的两个月内，商会先后3次召开理事会议，专题研究新一届理事会各职位的候选人。按照连任为主，适当调整的原则，反复征求各方面的意见，涉及调整的具体人，陈彦文会长和秘书处尽量与其沟通，较好达到统一认识，使候选的人员自愿留任和履任。同时，根据三年来的实践，我们特别注重核心领导层的建设，挑选责任心强、乐于奉献的主要骨担任常务副会长，使常务副会长由原来的4名，调整后增加到8名（其中新任的7名）。副秘书长也由原来的一名，增加到7名。常务理事由原来的18名增加到22名。
就职典礼大会，则侧重于邀请德高望重、影响力强的知名人士和家乡党政机关领导到会。尽管3月是各地人大政协召开会议，政务活动最多的月份，但我们通过积极努力，认真做工作，得到许多老领导和汕头市、澄海区党政领导的大力支持。省人大原副主任黄伟鸿、省政协原副主席李统书、全国侨联副主席刘艺良、乡贤杜之明将军，以及澄海区委、区政府、人大、政协四套班子的主要领导都莅会指导。经过三年的实践，我们充分认识到，广泛吸收先进商会的经验，加强与友好商会的联系和协作，是办好商会的一个重要基础。为此，这次庆典大会，我们广泛邀请潮籍、澄籍的兄弟商会到会，2月份发出65份邀请函，这次到会有50家，另有9家团体慕名而来，共有59家团体与会，嘉宾达184人。与会嘉宾对我会给予充分的肯定和良好的评价。这对于扩大我会的影响力和知名度具有重大作用。有付出才能有收获，一个商会能够得到广泛的认可，无疑是一笔无形的资产。
二是加强科学组织，确保会务工作的落实。这次换届大会和庆典大会连着开，会务工作量很大，但秘书处人员少，时间又非常紧。我们吸取以往办会的经验和教训，重点加强会务组织的落实。成立“接待”、“会务”和“后勤”三个组，由常务副会长蔡光辉、刘祥桐、张宗敏分别任组长，配备相应的力量。同时，三次召开会务工作会议，明确责任，把各项工作分解落实到人。秘书处把各个重点环节都制定组织实施方案，后勤组、会务组都提前认真研究，接待组采取一对一安排全程接待。尤其在发动会员和乡贤参会方面，理事层以上人员都分工到具体联系人。由于能够充分发挥大家的积极性，使会务组织工作比以往做的更细，效果也比较明显，两次会议的流程都比较顺畅。2014年组织集体合影用了40多分钟，这次同样400多人只用了半个小时。就职典礼大会也提前进行，时间宽松，各项议程也更有条理。
三是主动改革会议流程，提高办会质量。这次会议，我们积极采纳大家的好建议，改变过去会议内容与文艺演出分开进行的模式，重要议程独立安排，文艺节目穿插进行。这样避免了听众的疲劳，增加了会场欢乐的气氛，效果更好。同时，把一些辅助的项目提前或推后安排，如互赠礼品，在会场外设互赠礼品区，嘉宾签到时一并进行，既节省了会议时间，又方便了礼品的交换和保管。签约的环节涉及到搬运桌椅，放到最后进行，也避免了浪费时间。这些细节的改变，对提高办会质量很有好处。
会议能取得比较好的效果，还体现在商会理事会各位成员积极支持秘书处工作，许多会员单位主动捐款捐物，确保了会议顺利进行。如常务副会长杜克宏提出设抽奖项目，主动购置价值港币51000元的高档手机当奖品，副秘书长侯向东，主动联系澄籍名画家作画（4幅）无偿捐献给商会用于抽奖。常务理事蓝韩忠（考拉红书画院）无偿捐献陈训勇老师的大型画作，副会长丁春壮捐赠现金2万元，常务理事林命侠捐赠洗涤用品600份作为礼品。理事陈卓明捐款5000元，常务理事陈彦广购买捐赠水果一批。这些都体现了会员们的无私奉献和对商会工作的大力支持。在此，特表示衷心感谢！
会议组织工作也存在一些问题，主要是短时间内组织两场会议，对一些情况估计不足，一些细节考虑不周，临场组织协调上分工还不细，有的环节没有提前明确，造成了一些混乱。比如，通讯录没有认真校对，出现个别会员资料出现明显差错；会场贵宾席和合影贵宾座位，排的很匆促，没有到会的有排位，而一些主要的嘉宾却没座位，已经明确座位的也没有提前发短信提示，负责接待的人没有及时引导，造成许多嘉宾找不到座位；驻穗乡贤和会员席，也因收集名单太晚，无法确定每个人的座位，造成混乱；颁发牌匾，因没有提前告知每个人，又没有提前集中人员和排练，出现名不对人；邀请参会的嘉宾，缺少细致的提示，有些细节没有分类提出明确要求，造成增加住店经费的开支。这些问题虽然对大局没有造成太大的影响，但说明我们的组织工作还比较粗糙，都有待今后不断改进。
附件二：
广东省澄海商会
会长办公会议和常务理事会会议制度
（2016年4月9日）
依据《广东省澄海商会章程》规定，商会会员大会（或会员代表大会）每年举行一次，常务理事会议每半年至少举行一次，会长办公会议至少每季度举行一次。为了加强集体研究和便于部署工作，商会建立会长办公会和常务理事会会议制度。
一、会长办公会
（一）会议时间
一般在两次常务理事会会议之间召开，也可以根据工作需要临时召开。具体开会时间由秘书长商各位会长、副会长后确定。根据三年来的实践，为减少会议的次数和时间，提高工作效率，将实行会长办公会与常务理事会相结合的机制，每季度的第一个月的第二个周六作为会议日，根据实际工作需要确定召开会长办公会议或常务理事会议。由秘书处提出议题，报会长、轮值常务副会长确定。
（二）主持会议
会长办公会由会长主持，或会长委托一位常务副会长主持。
（三）出席人员
会长、常务副会长、副会长、秘书长、常务副秘书长出席，还可根据本次会议内容的需要，邀请有关人员列席。
（四）会议内容
秘书长负责事先与会长、副会长商定。一般包括：
1.秘书长通报近期工作情况；
2.工作中需要研究、决策的重要事项；
3.按照本会章程应属理事会或常务理事会职权的事项中，因有客观时限而必须决定的事项。但事后要追请理事会或常务理事会确认，必要时也可按我会章程规定的特殊情况，采取通讯形式召开，再由常务理事会确认。
（五）会议文件
由常务副秘书长负责会议记录和存档。
根据会议内容和需要可作出会议纪要。
会议的决定和纪要的内容可视情况，向常务理事或有关的常务理事通报，对秘书处或秘书处下属机构传达、布置。
二、常务理事会会议
（一）会议时间
本会章程规定“每半年至少举行一次，也可以根据工作需要临时召开。具体开会时间由秘书长商各位会长、副会长后确定”。为充分发挥商会核心领导层的作用，做到广泛发扬民主，集思广益，进一步加强商会的建设，将建立商会常务理事会提案议事机制。每季度的第一个月的第二个周六作为会议日，根据实际工作需要确定召开常务理事会议。由秘书处提出议题，报会长、轮值常务副会长确定。
（二）主持会议
常务理事会会议由会长召集和主持，会长因特殊原因不能履行职务时，由会长委托常务副会长或副会长召集和主持。
（三）出席人员
常务理事会会议由会长、常务副会长、副会长、秘书长、常务副秘书长、副秘书长、常务理事出席，还可根据本次会议内容的需要，邀请有关人员列席。
（四）会议内容
秘书长负责事先与会长、副会长商定。除了章程规定的大项工作外，一般包括：
1、根据主管部门的要求，理事会的决议精神，结合商会建设的具体情况，制定工作目标、工作标准，提出完成工作任务的时限；
2、审议批准秘书处提出的工作计划以及重要商会活动规划方案；
3、决定召开理事会，提出会议议程草案；
4、任命副秘书长。确定商会专职工作人员的编制及薪酬。确定解聘专职工作人员；
5、增补理事；
6、确定开支5万元以上（含五万元）的各种商会活动；
7、其他需常务理事会决定的重大事项。
常务理事会需提前4-5天通知.特殊情况下，可用电讯形式召开常务理事会会议。
（五）会议形式
常务理事会议，将实行提交“提案“的形式进行。会前，秘书处应收集与会人员提案，每季度筛选3-4个提案在常务理事会上讨论。未入选的提案，可以在下季度会议上研究。
（六）会议文件
由常务副秘书长负责会议记录和存档。
根据会议内容作出会议纪要。
三、决策和执行机制
商会会长办公会或常务理事会议需研究决策的重要事务，根据提案进行投票表决，若赞成票超过三分之二的，即为有效，否则该提案有必要时可在下一次会议表决。每次常务理事会议，可接受3-4个提案，秘书处根据会议纪要制定工作方案或计划，并组织实施。
四、生效
本制度经本会第二届理事会第一次常务理事会会议通过后生效实施。
