依据《广东省澄海商会章程》规定，商会会员大会（或会员代表大会）每年举行一次，常务理事会议每半年至少举行一次，会长办公会议至少每季度举行一次。为了加强集体研究和便于部署工作，商会建立会长办公会和常务理事会会议制度。
一、会长办公会
（一）会议时间
一般在两次常务理事会会议之间召开，也可以根据工作需要临时召开。具体开会时间由秘书长商各位会长、副会长后确定。根据三年来的实践，为减少会议占用时间，提高工作效率，将实行会长办公会与常务理事会相结合的机制，每季度的第一个月的第二个周六作为会议日，根据实际工作需要确定召开会长办公会议或常务理事会议。由秘书处提出议题，报会长、轮值常务副会长确定。
（二）主持会议
会长办公会由会长主持，或会长委托一位常务副会长主持。
（三）出席人员
会长、常务副会长、副会长、秘书长、常务副秘书长出席，还可根据本次会议内容的需要，邀请有关人员列席。
（四）会议内容
秘书长负责事先与会长、副会长商定。一般包括：
1.秘书长通报近期工作情况；
2.工作中需要研究、决策的重要事项；
3.按照本会章程应属理事会或常务理事会职权的事项中，因有客观时限而必须决定的事项。但事后要追请理事会或常务理事会确认，必要时也可按我会章程规定的特殊情况，采取通讯形式召开，再由常务理事会确认。
（五）会议文件
由常务副秘书长负责会议记录和存档。
根据会议内容和需要可作出会议纪要。
会议的决定和纪要的内容可视情况，向常务理事或有关的常务理事通报，对秘书处或秘书处下属机构传达、布置。
（六）生效
本制度经本会第二届理事会第二次常务理事会会议通过后生效实施。
二、常务理事会会议
（一）会议时间
本会章程规定“每半年至少举行一次，也可以根据工作需要临时召开。具体开会时间由秘书长商各位会长、副会长后确定”。为充分发挥商会核心领导层的作用，做到广泛发扬民主，集思广益，进一步加强商会的建设，将建立商会常务理事会提案议事机制。每季度的第一个月的第二个周六作为会议日，根据实际工作需要确定召开常务理事会议。由秘书处提出议题，报会长、轮值常务副会长确定。
（二）主持会议
常务理事会会议由会长召集和主持，会长因特殊原因不能履行职务时，由会长委托常务副会长或副会长召集和主持。
（三）出席人员
常务理事会会议由会长、常务副会长、副会长、秘书长、常务副秘书长、副秘书长、常务理事出席，还可根据本次会议内容的需要，邀请有关人员列席。
（四）会议内容
秘书长负责事先与会长、副会长商定。除了章程规定的大项工作外，一般包括：
1、根据主管部门的要求，理事会的决议精神，结合商会建设的具体情况，制定工作目标、工作标准，提出完成工作任务的时限；
2、审议批准秘书处提出的工作计划以及重要商会活动规划方案；
3、决定召开理事会，提出会议议程草案；
4、任命副秘书长。确定商会专职工作人员的编制及薪酬。确定解聘专职工作人员；
5、增补理事；
6、确定开支5万元以下（含五万元）的各种商会活动；
7、其他需常务理事会决定的重大事项。
常务理事会需提前4-5天通知.特殊情况下，可用电讯形式召开常务理事会会议。
（五）会议形式
常务理事会议，将实行提交“提案“的形式进行。会前，秘书处应收集与会人员提案，每季度筛选3-4个提案在常务理事会上讨论。未入选的提案，可以在下季度会议上研究。
（六）会议文件
由常务副秘书长负责会议记录和存档。
根据会议内容作出会议纪要。
（七）生效
本制度经本会第二届理事会第二次常务理事会会议通过后生效实施。
